ÜTSÜTSKAYIT

KVKK Aydınlatma Metni

Son güncelleme: 20.10.2026

Bu metin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun (KVKK) 10. maddesi ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca, ÜTSKAYIT hizmeti kapsamında işlenen kişisel verilere ilişkin olarak ilgili kişileri bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.

1. Veri Sorumlusu

ÜTSKAYIT hizmetini sunan ve bu metinde sayılan hesap, kullanım ve ödeme verileri bakımından veri sorumlusu olan işletmenin bilgileri aşağıdadır. Bu metinde hizmet sağlayıcı ÜTSKAYIT olarak anılır.

2. Kapsam ve İlgili Kişi Grupları

  • Hesap sahipleri ve kullanıcılar: ÜTSKAYIT'te hesap açan işletme yetkilileri ve işletmenin ekibine davet ettiği kişiler.
  • Ziyaretçiler: tanıtım sayfalarını hesap açmadan gezen kişiler.
  • İletişime geçenler: e-posta, telefon veya WhatsApp üzerinden bilgi ya da destek isteyen kişiler.
  • Belgelerde adı geçenler: işletmelerin yüklediği ürün belgelerinde (örneğin AB uygunluk beyanını imzalayan kişi) adı, unvanı veya imzası bulunan kişiler. Bu veriler bakımından veri sorumlusu belgeyi yükleyen işletmedir; ÜTSKAYIT veri işleyendir. Ayrıntılar Veri İşleme Sözleşmesi'nde yer alır.

3. Kişisel Verilerin İşlenmesinde Benimsenen İlkeler

Kişisel veriler KVKK'nın 4. maddesindeki ilkelere uygun işlenir:

  • Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma.
  • Doğru ve gerektiğinde güncel olma.
  • Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme.
  • İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma.
  • İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklanma.

4. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri

4.1 Kimlik ve İletişim Verileri

Ad soyad, e-posta adresi ve profilinize girdiyseniz telefon numarası.

4.2 İşletme Verileri

İşletme adı, vergi numarası, vergi dairesi, adres, telefon ve e-posta. ÜTS bağlantısı kurduysanız ÜTS kullanıcı adı ve ÜTS parolası; parola şifreli saklanır ve hiçbir ekranda geri gösterilmez.

4.3 Hesap ve Yetki Verileri

Parola (geri döndürülemez özet olarak saklanır, açık hali tutulmaz), rol ve yetki bilgisi, belge yetkileri, ekip üyeliği ve davet kayıtları.

4.4 İşlem Güvenliği Verileri

Oturum kayıtları, işlem kayıtları (hangi kullanıcının hangi işlemi ne zaman yaptığı), hatalı giriş denemesi sayacı ve sunucu kayıtlarındaki IP adresi ile tarayıcı bilgisi.

4.5 Ürün ve Belge Verileri

ÜTS ürün kaydı için girilen ürün bilgileri (barkod, marka, model, sınıf, imalatçı ve ithalat bilgileri gibi) ile yüklenen belgeler (AB uygunluk beyanı, sertifikalar, kullanma kılavuzu, etiket ve ürün görselleri). Bu bilgiler çoğunlukla kişisel veri değildir; ancak belgelerde bir kişinin adı, unvanı veya imzası bulunabilir.

4.6 Ödeme Verileri

Fatura adı veya unvanı, vergi numarası, vergi dairesi, fatura adresi ve e-posta; ödemenin tutarı, dönemi ve durumu; kayıtlı kartın markası, son dört hanesi, kart sahibinin adı ve son kullanma tarihi. Kart numarası ve güvenlik kodu ÜTSKAYIT sunucularında tutulmaz; bu bilgiler ödeme kuruluşu tarafından işlenir.

5. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemleri

  • Kayıt, kurulum, ayarlar, ürün kartı ve belge ekranlarında doğrudan sizin girdiğiniz bilgiler ve yüklediğiniz dosyalar.
  • Ekip daveti sırasında işletme yöneticisinin girdiği bilgiler.
  • Hizmeti kullanırken kendiliğinden oluşan kayıtlar: oturum kayıtları, işlem kayıtları ve sunucu kayıtları.
  • Hizmetin çalışması için zorunlu çerezler ve tarayıcı kayıtları. Ayrıntılar Çerez Politikası'nda yer alır.
  • ÜTS bağlantısı kurduysanız ÜTS'den gelen ürün sorgu sonuçları.
  • Barkodla EUDAMED'de arama yaptığınızda Avrupa Komisyonu'nun herkese açık EUDAMED veritabanından gelen ürün bilgileri.
  • Ödeme kuruluşundan gelen ödeme sonucu bilgileri.
  • E-posta, telefon veya WhatsApp üzerinden bize ilettiğiniz bilgiler.

6. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

  • Hesabın açılması, e-posta adresinin doğrulanması, kimlik doğrulama, yetkilendirme ve ekip yönetimi.
  • ÜTS ürün kaydı için ürün bilgilerinin ve belgelerin hazırlanması, eksiklerin gösterilmesi ve resmî toplu kayıt dosyalarının oluşturulması.
  • İstediğinizde ÜTS'den ve EUDAMED'den ürün bilgisi sorgulanması.
  • Aboneliğin yürütülmesi: ödemenin alınması, yenileme ve faturalandırma.
  • Hizmetin güvenliği: yetkisiz erişimin ve kötüye kullanımın önlenmesi, yüklenen dosyaların zararlı yazılım taramasından geçirilmesi ve işlem kayıtlarının tutulması.
  • Destek taleplerinin karşılanması ve hizmetle ilgili e-postaların gönderilmesi (hesap doğrulama, ekip daveti, şifre sıfırlama ve abonelik uyarıları).
  • Hataların tespiti, hizmetin sürekliliği ve iyileştirilmesi.
  • Mevzuattan doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve uyuşmazlıklarda hakların korunması.

7. Kişisel Verilerin İşlenmesinin Hukuki Sebepleri

Kişisel veriler KVKK'nın 5. maddesindeki şu hukuki sebeplere dayanılarak işlenir:

  • Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması: hesabın açılması, aboneliğin yürütülmesi, ürün bilgilerinin ve belgelerin hazırlanması.
  • Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi: faturalandırma ve mali kayıtların saklanması.
  • Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması: uyuşmazlık halinde kayıtların kullanılması.
  • İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaati: hizmetin güvenliği, kötüye kullanımın önlenmesi ve hataların tespiti.
  • Belgelerde adı geçen kişilerin verileri, belgeyi yükleyen işletmenin talimatıyla işlenir. Bu verilerin hukuki sebebini veri sorumlusu olarak işletme belirler.

8. Kişisel Verilerin Aktarımı

8.1 Yurt İçinde

  • Barındırma hizmeti sağlayıcısı: veritabanı, belgeler ve yedekler Türkiye'de bulunan sunucularda tutulur.
  • T.C. Sağlık Bakanlığı Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Kurumu Ürün Takip Sistemi (ÜTS): ÜTS bağlantısı kurduysanız, ürün sorgusu için ÜTS kullanıcı adınız, parolanız ve sorgulanan barkod ÜTS'ye iletilir. ÜTSKAYIT ürün kaydı başvurusunu sizin adınıza ÜTS'ye göndermez; hazırlanan dosyayı ÜTS'ye işletme kendisi yükler.
  • Ödeme kuruluşu: ödemenin alınması için gereken alıcı ve fatura bilgileri iletilir.
  • Yetkili kamu kurum ve kuruluşları: mevzuatın zorunlu kıldığı hallerde ve istenen kapsamla sınırlı olarak.

8.2 Yurt Dışına

Hizmetle ilgili e-postalar (hesap doğrulama, ekip daveti, parola sıfırlama, uyarılar) Google Workspace altyapısı üzerinden gönderilir. Bu gönderim sırasında alıcının e-posta adresi ve iletinin içeriği Google'ın yurt dışındaki sunucularında işlenebilir.

Barkodla EUDAMED'de arama yaptığınızda yalnız barkod numarası Avrupa Komisyonu'nun EUDAMED veritabanına gönderilir; bu sorguyla kişisel veri gönderilmez.

Tarayıcınızda bu site için bildirim izni verirseniz, bildirimler tarayıcınızın üreticisinin bildirim hizmeti üzerinden iletilir; bu hizmet yurt dışında olabilir.

Yapay zekâ hizmetlerine veri gönderilmez. Bunun dışında kişisel veriler yurt dışına aktarılmaz.

9. Kişisel Verilerin Korunmasına Yönelik Güvenlik Tedbirleri

KVKK'nın 12. maddesi uyarınca kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini ve erişilmesini önlemek, muhafazasını sağlamak için teknik ve idari tedbirler alınır. Başlıcaları:

  • Bütün trafik şifreli bağlantı (HTTPS) üzerinden taşınır.
  • Parolalar geri döndürülemez biçimde özetlenerek saklanır.
  • ÜTS parolası ve kayıtlı kartın ödeme kuruluşu anahtarı şifreli saklanır.
  • Her işletmenin verisi diğerlerinden ayrılır; bir işletme başka bir işletmenin verisine erişemez.
  • Yetkiler role ve belge yetkisine göre verilir; yapılan işlemler kayıt altına alınır.
  • Art arda hatalı girişte hesap geçici olarak kilitlenir; giriş ve parola işlemlerinde deneme sayısı sınırlıdır.
  • Yüklenen dosyalar zararlı yazılım taramasından geçirilir.
  • Veritabanının düzenli yedeği alınır.

10. Kişisel Verilerin Saklanması ve Silinmesi

  • Hesap ve işletme verileri: hesap açık olduğu sürece.
  • Ürün bilgileri ve belgeler: işletmenin hesabı açık olduğu sürece. Belgelerde adı geçen kişilerin verileri bakımından veri sorumlusu işletmedir.
  • Ödeme ve fatura kayıtları: ilgili mevzuatın öngördüğü süre boyunca (Vergi Usul Kanunu uyarınca en az beş yıl).
  • Doğrulanmamış kayıt başvuruları: doğrulama süresi dolduktan yedi gün sonra silinir.
  • Oturum kayıtları: oturum en çok sekiz saat sürer, otuz dakika işlem yapılmazsa kapanır.
  • Sunucu kayıtları: sınırlı boyutta tutulur; dolduğunda en eski kayıtlar silinir.
  • Sürenin sonunda veriler silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
  • Hesabınızın kapatılmasını talep ettiğinizde, saklanması mevzuat gereği zorunlu olan kayıtlar dışındaki verileriniz silinir.

11. İlgili Kişinin Hakları

KVKK'nın 11. maddesi uyarınca ilgili kişi olarak şu haklara sahipsiniz:

  • Kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme.
  • İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme.
  • İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme.
  • Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme.
  • Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme.
  • KVKK'nın 7. maddesindeki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme.
  • Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin verinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme.
  • İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme.
  • Kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme.

12. Başvuru Usulü

Haklarınıza ilişkin taleplerinizi, kimliğinizi doğrulamaya yarayan bilgilerle birlikte bilgi@utskayit.com adresine, hesabınızda kayıtlı e-posta adresinizden gönderebilirsiniz.

Başvurular, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun belirlediği tarifedeki ücret alınabilir.

Başvurunuzun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde cevap verilmemesi halinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikayette bulunma hakkınız vardır.

Verileriniz bir işletmenin yüklediği belgede yer alıyorsa, başvurunuzu veri sorumlusu olan o işletmeye yapmanız gerekir. Bize ulaşan bu tür başvuruları ilgili işletmeye yönlendiririz.