ÜTSÜTSKAYIT

Veri İşleme Sözleşmesi

Son güncelleme: 20.10.2026

Bu sözleşme, işletmenin ÜTSKAYIT'e girdiği ürün bilgilerinde ve yüklediği belgelerde yer alan üçüncü kişilere ait kişisel verilerin, işletme adına işlenmesine ilişkin tarafların hak ve yükümlülüklerini düzenler. Kullanım Şartları'nın ayrılmaz parçasıdır ve işletmenin hesap açmasıyla yürürlüğe girer.

1. Amaç ve Kapsam

Bu sözleşme, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında, veri işleyenin veri sorumlusu adına yürüttüğü kişisel veri işleme faaliyetini kapsar. İşletmenin kendi hesap, ekip, kullanım ve ödeme verileri bu sözleşmenin kapsamı dışındadır; o veriler KVKK Aydınlatma Metni'ne tabidir.

2. Tanımlar

  • Veri sorumlusu: ÜTSKAYIT'te hesap açan ve ürün bilgilerini ve belgelerini sisteme giren işletme.
  • Veri işleyen: hizmeti sunan işletme (bu metinde ÜTSKAYIT).
  • İlgili kişi: kişisel verisi işlenen gerçek kişi.
  • ÜTS: T.C. Sağlık Bakanlığı Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Kurumu Ürün Takip Sistemi.

3. Tarafların Rolleri

İşletme, sisteme girdiği ürün bilgileri ve yüklediği belgelerdeki kişisel veriler bakımından veri sorumlusudur: işleme amacını ve hukuki sebebini o belirler. ÜTSKAYIT bu verileri yalnız işletmenin talimatıyla ve onun adına işleyen veri işleyendir. Veri işleyenin bilgileri:

4. İşlemenin Konusu, Niteliği ve Süresi

  • Konu: işletmenin ÜTS ürün kaydı için ürün bilgilerinin ve belgelerinin hazırlanması, saklanması, ekip içinde paylaşılması ve ÜTS'ye yüklenecek toplu kayıt dosyalarının oluşturulması.
  • Nitelik: verinin kaydedilmesi, saklanması, görüntülenmesi, işletmenin indirdiği dosyalara eklenmesi ve silinmesi.
  • Süre: işletmenin hesabı açık olduğu sürece.

5. İşlenen Veri Türleri ve İlgili Kişi Grupları

  • İlgili kişi grupları: işletmenin yüklediği belgelerde ya da girdiği ürün bilgilerinde adı geçen kişiler; örneğin AB uygunluk beyanını imzalayan imalatçı yetkilisi, sertifikayı düzenleyen kuruluşun yetkilisi veya belgede iletişim kişisi olarak yazılan çalışan.
  • Veri türleri: ad soyad, unvan, imza ve belgede yer alıyorsa kurumsal iletişim bilgileri.
  • ÜTSKAYIT hasta veya tüketici bilgisi istemez; bu tür bilgilerin girilmesini gerektiren bir alan yoktur. İşletme, ürün belgelerine hasta veya tüketici bilgisi koymamakla yükümlüdür.

6. Veri İşleyenin Yükümlülükleri

  • Veriyi yalnız veri sorumlusunun talimatı doğrultusunda ve yalnız bu sözleşmedeki amaçla işler; kendi amaçları için kullanmaz ve yapay zekâ hizmetlerine göndermez.
  • Veriye erişimi olan kişilerin gizlilik yükümlülüğü altında olmasını sağlar.
  • KVKK'nın 12. maddesi uyarınca uygun teknik ve idari tedbirleri alır: her işletmenin verisi diğerlerinden ayrı tutulur, belgelere erişim belge yetkisine göre verilir, yüklenen dosyalar zararlı yazılım taramasından geçirilir, bütün trafik şifreli bağlantı üzerinden taşınır ve yapılan işlemler kayıt altına alınır.
  • İlgili kişilerin başvurularını cevaplaması için veri sorumlusuna makul ölçüde yardımcı olur; kendisine ulaşan başvuruları veri sorumlusuna yönlendirir.
  • Veri sorumlusunun talebi üzerine, bu sözleşmedeki yükümlülüklere uyduğunu göstermek için gereken bilgiyi verir.

7. Veri Sorumlusunun Yükümlülükleri

  • Verinin işlenmesi için gereken hukuki sebebin varlığını sağlar ve ilgili kişileri bilgilendirir.
  • Sisteme yalnız ürün kaydı için gereken belgeleri ve bilgileri girer.
  • Ekibindeki kullanıcıların rollerini ve belge yetkilerini belirler ve giriş bilgilerinin güvenliğini sağlar.

8. Alt İşleyenler ve Aktarım

  • Barındırma hizmeti sağlayıcısı: veritabanı, belgeler ve yedekler Türkiye'de bulunan sunucularda tutulur.
  • Belgeler ve ürün bilgileri ÜTS'ye ÜTSKAYIT tarafından gönderilmez; işletme, indirdiği toplu kayıt dosyasını ÜTS'ye kendisi yükler.
  • Bu sözleşme kapsamındaki veriler başka bir üçüncü tarafa aktarılmaz ve yurt dışına aktarılmaz.
  • Veri işleyen yeni bir alt işleyen görevlendirecekse veri sorumlusunu önceden bilgilendirir.

9. Veri İhlali

Veri işleyen, bu sözleşme kapsamındaki verileri etkileyen bir ihlali öğrendiğinde veri sorumlusunu gecikmeksizin bilgilendirir ve ihlalin niteliği, etkilenen veri ve alınan önlemler hakkında elindeki bilgiyi paylaşır.

10. Sözleşmenin Sona Ermesi

Hesabın kapatılmasıyla bu sözleşme sona erer. Veri işleyen, veri sorumlusunun talebine göre veriyi ona teslim eder ya da siler; saklanması mevzuat gereği zorunlu olan kayıtlar bu sürenin sonuna kadar tutulur.

11. Uygulanacak Hukuk ve Yetki

Bu sözleşme Türkiye Cumhuriyeti hukukuna tabidir. Uyuşmazlıklarda Ankara mahkemeleri ve icra daireleri yetkilidir.

12. İletişim

Bu sözleşmeye ilişkin sorularınız için bilgi@utskayit.com adresinden bize ulaşabilirsiniz.